Utilisez cette fonctionnalité pour ajouter un nouveau dossier à un conteneur que vous avez créé à l'aide de cette application, mais qui n'a pas encore été envoyé vers le stockage Iron Mountain.
REMARQUE : les boutons ont été intentionnellement placés en haut des écrans de dossier afin d'avertir les utilisateurs qu'ils travaillent sur des dossiers, et non sur des conteneurs.
- Sélectionnez Gestion des archives | Collecter, ajouter des archives | Liste d'enlèvement (Ajouter des archives). L'écran Liste d'enlèvement s'ouvre.
- Cliquez sur le menu déroulant Action à droite du conteneur auquel vous souhaitez ajouter des dossiers et sélectionnez Ajouter des dossiers dans la liste déroulante. L'écran Nouveau dossier s'ouvre.
REMARQUE : vous pouvez également ajouter des dossiers à un nouveau conteneur à l'aide de la fonctionnalité Afficher le conteneur.
- Le client, la division, le département et le code à barres SKP affectés au conteneur sont automatiquement renseignés par défaut dans le dossier. Les exigences de votre organisation en matière de saisie de données déterminent les champs requis et les champs qui s'afficheront lors de la création d'un dossier.
REMARQUE : lorsque vous créez un dossier, la structure de l'organisation est renseignée par défaut à partir du conteneur. Si votre organisation comprend des divisions et/ou des départements et que vous disposez des autorisations d'accès appropriées, vous pouvez mettre à jour la division et/ou le département du dossier.
- Pour créer un formulaire saisie de données personnalisé que l'application conservera d'une session à l'autre, cliquez sur Mise en forme personnalisée.
- Entrez les métadonnées permettant d'identifier ce dossier si vous devez le localiser et l'extraire du stockage. Les champs requis, marqués d'un astérisque rouge (*), doivent être renseignés.
- Vous devez entrer une valeur dans la pour les dossiers. Il peut s'agir d'un code à barres SKP ou d'une description de dossier de 1 à 6. La valeur que vous saisissez ici s'affichera sur l'écran Détails du dossier, dans l'étape Articles du Panier de la commande de consultation, dans les e-mails de confirmation de commande et dans la fenêtre Infos sur les commandes de la sélection Suivre les commandes.
- Pour verrouiller les champs de manière à conserver les données indiquées dans ces champs afin de les réutiliser dans vos futures archives, cliquez sur Verrouiller.
- Pour modifier un champ verrouillé, cliquez sur Déverrouiller.
- Pour trouver une valeur pour un champ, cliquez sur le sélecteur de liste déroulante
ou sur l'icône de calendrier 
, puis sélectionnez une valeur.
- Saisissez les données de destruction facultatives (comme les dossiers sont généralement détruits en même temps qu'un conteneur, les informations que vous saisissez dans les champs suivants sont exclusivement réservées à votre usage personnel ; aucune notification ou destruction n'est donc déclenchée) :
- Enregistrez le dossier. Les nouveaux dossiers s'affichent dans la liste d'enlèvement en dessous du conteneur dans lequel ils sont stockés dans l'ordre décroissant des dates et heures de saisie. La gestion des archives par Iron Mountain Connect attribue automatiquement le statut Nouveau aux nouveaux dossiers ajoutés aux nouveaux conteneurs.
- Cliquez sur Enregistrer le dossier et fermer pour enregistrer ce dossier et revenir à l'écran Liste d'enlèvement où le dossier s'affiche en dessous du conteneur auquel il est associé.
- Cliquez sur Enregistrer et ajouter un autre dossier pour continuer à créer des dossiers à l'intérieur du même conteneur.
REMARQUE : si un champ contient des données non valides, ou si un champ requis est vide, le champ apparaît en surbrillance lorsque vous essayez d'ajouter l'archive. Corrigez votre saisie, puis cliquez sur Ajouter une archive.
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